櫻井邦博
報告や相談が少ない会社では、問題が大きくなってから社長に届きます。早めに声が上がる職場には、共通する土台があります。
社長からよく聞く悩みの一つに、
「社員が報告してこない」
「もっと早く相談してくれればよかった」
というものがあります。
問題が起きてから初めて知る。
お客様から連絡があって初めて分かる。
期限が近づいてから、実は進んでいなかったと知る。
このようなことが続くと、社長は不安になります。
「なぜ早く言わないのか」
「隠していたのか」
「責任感が足りないのではないか」
そう感じるかもしれません。
しかし、社員が報告や相談をしない理由は、必ずしも怠けているからではありません。
むしろ、相談しにくい空気がある場合があります。
たとえば、以前に相談したとき、強く叱られた。
質問すると「そんなことも分からないのか」と言われた。
忙しそうで声をかけにくい。
報告しても、結局どうすればよいか分からなかった。
こうした経験があると、社員は相談をためらいます。
社員は、怒られたくありません。
迷惑をかけたくないとも思っています。
だからこそ、ギリギリまで自分で何とかしようとします。
その結果、問題が大きくなります。
報告・相談しやすい会社にするためには、まず社長が「早めの相談を歓迎する」と伝えることが大切です。
「問題が小さいうちに言ってくれた方が助かる」
「ミスを隠すことの方が困る」
「途中経過の報告を大切にしている」
このように、社長の考えを言葉にする必要があります。
次に、何を報告するのかを決めることです。
「何かあったら報告して」と言われても、社員にはその範囲が分かりません。
お客様からクレームがあったとき。
納期に遅れそうなとき。
体調不良で仕事に影響が出そうなとき。
判断に迷うことが起きたとき。
他の社員との間で困りごとがあるとき。
このように、具体的に示すと報告しやすくなります。
また、報告の方法も決めておくとよいです。
口頭なのか。
メールなのか。
チャットなのか。
緊急時は電話なのか。
方法が決まっていないと、社員は迷います。
さらに大切なのは、相談した社員への対応です。
相談してきた社員に対して、最初から責めると、次から相談しなくなります。
もちろん、ミスや問題をそのままにしてよいわけではありません。
指導が必要な場面もあります。
ただ、最初に確認すべきは、事実です。
何が起きたのか。
いつ分かったのか。
今どのような状態なのか。
お客様や他の社員に影響はあるのか。
事実を確認したうえで、対応を考える。
その姿勢があると、社員は相談しやすくなります。
報告・相談は、社員の性格だけで決まるものではありません。
会社の仕組みと空気で決まります。
早めに相談した人が責められる会社では、相談は減ります。
早めに相談した人が助かる会社では、相談は増えます。
そして、相談が増える会社は、問題を早く見つけられます。
問題を早く見つけられる会社は、大きなトラブルを防ぎやすくなります。
社長がすべてを見て回ることには限界があります。
だからこそ、社員から早めに情報が上がる仕組みが必要です。
報告・相談しやすい会社は、社員に甘い会社ではありません。
むしろ、仕事の責任を果たしやすい会社です。
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